Régularisation annuelle des charges locatives, provisions, décompte un mois avant, justificatifs pendant six mois, régularisation tardive, prescription de trois ans, forfait en meublé et contestation

Régularisation annuelle des charges locatives, ce que dit la loi

En bref. Pour la régularisation des charges locatives, le bailleur compare chaque année les provisions que vous avez versées aux dépenses réellement engagées. La loi lui impose un décompte envoyé un mois avant, des justificatifs consultables pendant six mois et un délai d'action de trois ans.

Dans une location à usage de résidence principale, les charges sont des sommes accessoires au loyer principal. L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs les rend exigibles sur justification. Lorsque le bail prévoit des provisions mensuelles, il impose en retour une régularisation annuelle, qui fait apparaître soit un complément à payer, soit un trop-perçu à rembourser.

Cet article présente cette régularisation du point de vue du locataire, pour une location vide ou meublée constituant la résidence principale. Les conséquences de la fin du bail sur les charges sont traitées dans notre article sur le préavis du locataire et la régularisation des charges, et celui-ci se concentre sur le décompte, les justificatifs, les délais et la contestation.

Quelles charges le bailleur peut-il récupérer

En bref. Seules les charges de la liste annexée au décret du 26 août 1987 sont récupérables. Ce qui n'y figure pas ne peut pas vous être réclamé au titre des charges.

Selon l'article 23, les charges récupérables sont exigibles en contrepartie de trois catégories de dépenses. Il s'agit des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée, de l'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée, y compris certaines dépenses d'ascenseur, et des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement. La liste en est fixée par décret en Conseil d'État, des accords collectifs locaux pouvant y déroger dans les conditions que le texte précise pour la sécurité et le développement durable.

Cette liste figure à l'annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui la répartit en huit parties. Elles concernent les ascenseurs et monte-charge, l'eau froide, l'eau chaude et le chauffage collectif, les installations individuelles, les parties communes intérieures, les espaces extérieurs, l'hygiène, les équipements divers, ainsi que les impositions et redevances. L'article 2 du décret encadre la part récupérable des dépenses de personnel. Pour un gardien ou un concierge qui assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, 75 % de la dépense est récupérable, et 40 % si son contrat ne couvre que l'une de ces deux tâches. Pour un employé d'immeuble chargé des mêmes tâches, la dépense est récupérable en totalité. L'encadrement technique est récupérable à hauteur de 10 %, et le contrat d'entreprise doit distinguer les dépenses récupérables des autres.

La liste peut évoluer, et il convient de relire l'annexe en vigueur à la date des charges que vous contestez. Pour les réparations d'entretien qui incombent au locataire ou au bailleur, notre article sur les réparations locatives complète ce point.

Les provisions sur charges et leur régularisation

En bref. Les provisions sont des avances mensuelles. Elles doivent être justifiées lorsqu'elles sont demandées, puis régularisées chaque année sur les dépenses réelles.

L'article 23 prévoit que les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et que celles-ci doivent alors faire l'objet d'une régularisation annuelle. Les demandes de provisions sont justifiées par la communication des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

Exemple fictif. Vous versez 120 euros de provisions par mois, soit 1 440 euros sur l'année. Si les dépenses réelles récupérables s'élèvent à 1 530 euros, le bailleur peut vous demander un complément de 90 euros. Si elles s'élèvent à 1 380 euros, le trop-perçu de 60 euros doit vous revenir. Selon service-public.gouv.fr, lorsque les provisions dépassent les dépenses, le bailleur doit rembourser le trop-perçu.

L'article 23 prévoit enfin que, pour les services fournis dans le cadre d'un contrat d'entreprise ou d'un contrat d'achat d'électricité, d'énergie calorifique ou de gaz distribués par réseaux, le coût retenu est la dépense toutes taxes comprises acquittée par le bailleur.

Le décompte communiqué un mois avant

En bref. Le bailleur doit vous adresser, un mois avant la régularisation, un décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires.

Selon l'article 23, un mois avant la régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Le texte prévoit aussi, le cas échéant, une note d'information sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs et sur la consommation individuelle du locataire, dont le contenu est fixé par décret. Le bailleur transmet par ailleurs, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.

Le décompte doit donc détailler les charges par nature, par exemple eau, chauffage, entretien des parties communes, ascenseur ou taxe d'enlèvement des ordures ménagères, et indiquer comment la part de votre logement a été calculée. Un simple total sans détail ne vous permet pas de vérifier le calcul, et vous pouvez demander par écrit les éléments manquants.

L'article 23 ne fixe pas de sanction automatique en cas de décompte envoyé après ce délai d'un mois. C'est le juge qui apprécie, au vu du dossier, les conséquences d'un décompte tardif ou incomplet. Le bailleur ou l'agence peut aussi corriger un décompte entaché d'une erreur et vous en adresser un nouveau.

Les justificatifs mis à votre disposition pendant six mois

En bref. Vous pouvez consulter les pièces justificatives pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Ce délai court pour vérifier, sans interdire de contester ensuite.

L'article 23 dispose que, durant six mois à compter de l'envoi du décompte par le bailleur, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires. Il s'agit en pratique des factures, des contrats d'entretien, des relevés de compteurs et, en copropriété, des décomptes de charges de l'immeuble. Demandez-les par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel conservé, en précisant les postes que vous souhaitez vérifier.

Ce délai est un délai de consultation ouvert au locataire. L'article 23 ne le présente pas comme un délai à l'issue duquel la contestation serait interdite, et le délai pour agir en justice est celui de la prescription décrite plus bas. Pour ne pas vous trouver devant une pièce devenue indisponible, il est généralement conseillé de formuler la demande pendant les six mois.

Un justificatif doit permettre de rattacher la dépense à une charge récupérable. Une facture globale qui mélange des dépenses récupérables et d'autres, sans les distinguer, ne remplit pas cette fonction, et vous pouvez en demander le détail.

Régularisation tardive, douzièmes et rappel de charges

En bref. Si le bailleur tarde, vous pouvez demander à payer le solde par douzièmes. Un rappel tardif reste en principe possible dans la limite de la prescription.

Selon l'article 23, lorsque la régularisation des charges n'est pas intervenue avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut demander à payer par douzièmes. Pour des charges exigibles en 2025, par exemple (exemple fictif), la fin de l'année civile suivante est le 31 décembre 2026. Si le solde réclamé vous est demandé après cette date, vous pouvez demander l'étalement. Selon service-public.gouv.fr, cette demande se fait par courrier recommandé avec accusé de réception.

Selon service-public.gouv.fr (page vérifiée le 15 avril 2025), un rappel de charges tardif reste possible, y compris en cas d'oubli, dans la limite de trois ans, et le juge des contentieux de la protection peut écarter un rappel tardif qu'il estime déloyal, brutal et lié à une faute du bailleur, par exemple si celui-ci n'a pas répondu à une demande de régularisation. Cette appréciation relève du juge au vu de chaque situation. Un bailleur qui régularise dans le délai de prescription reste en principe dans son droit, et la demande de paiement par douzièmes est une faculté du locataire, non une sanction.

Le sort du dépôt de garantie au départ, lorsque les charges ne sont pas encore arrêtées, est présenté dans notre article sur la restitution du dépôt de garantie.

La prescription de trois ans

En bref. Toutes les actions dérivant d'un contrat de bail, y compris celles relatives aux charges, se prescrivent par trois ans.

L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Ce délai joue dans les deux sens. Le bailleur qui réclame un complément de charges et le locataire qui demande la restitution d'un trop-perçu doivent agir dans ce délai, et service-public.gouv.fr le rappelle pour les deux cas.

Fixer le point de départ pour des charges régularisées après coup peut prêter à discussion, et seul le juge tranche en cas de désaccord. Il est généralement conseillé de ne pas laisser passer trois ans après la date à laquelle la somme aurait pu être réclamée ou aurait pu vous être restituée. Notre article sur les délais de prescription en droit de la consommation présente les règles générales.

Location meublée et colocation, le forfait de charges

En bref. En meublé comme en colocation, le bail peut prévoir un forfait de charges au lieu de provisions. Il n'est alors ni complété ni régularisé.

Pour une location meublée constituant la résidence principale du locataire, l'article 25-10 de la loi prévoit que les charges accessoires au loyer principal sont récupérées au choix des parties, tel que prévu au bail, soit par provisions, qui suivent les règles de l'article 23, soit par un forfait versé simultanément au loyer. Pour le forfait, le montant et la périodicité de versement sont fixés par le contrat, et il ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure. Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer principal, et son montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire, ou le précédent locataire, s'acquitte. Pour la révision, notre article sur la révision du loyer en cours de bail en détaille le mécanisme.

La colocation relève d'une règle voisine. Selon l'article 8-1, V, les charges sont récupérées au choix des parties, soit par provisions avec régularisation annuelle dans les conditions de l'article 23, soit par un forfait qui ne peut donner lieu à aucun complément ni régularisation. Notre article sur la colocation présente ce régime, et celui sur la location meublée en résidence principale le cadre général du meublé.

Dans la location vide, hors colocation, l'article 23 organise la récupération des charges sur justification, les provisions éventuelles étant régularisées chaque année. Les forfaits visés plus haut figurent aux articles 25-10 et 8-1, V, et la loi ne prévoit pas expressément de forfait pour un bail vide classique. Si votre bail en contient un, demandez au bailleur ou à l'agence de vous en indiquer le fondement par écrit.

Vérifier une régularisation, pas à pas

• rassemblez le bail, les avis d'échéance ou quittances, le décompte reçu et la preuve de la date d'envoi du décompte ;
• vérifiez que le bail prévoit des provisions ou un forfait, car un forfait ne donne lieu à aucune régularisation ;
• contrôlez que le décompte détaille les charges par nature et indique le mode de répartition entre les locataires ;
• rapprochez chaque poste de l'annexe du décret du 26 août 1987 pour repérer ce qui n'est pas récupérable ;
• comparez le total des provisions versées au total des charges réelles pour retrouver le solde ;
• demandez par écrit les justificatifs des postes qui vous paraissent anormaux, dans les six mois de l'envoi du décompte ;
• si le solde est contesté, écrivez au bailleur ou à l'agence en indiquant les articles invoqués et en demandant la correction.

Avant d'écrire, vous pouvez demander l'avis de l'agence départementale d'information sur le logement de votre département.

Contester la régularisation, conciliation et juge

En bref. Commencez par une demande écrite. En cas de blocage, la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice peuvent intervenir, puis le juge des contentieux de la protection.

La demande écrite. Adressez votre courrier au bailleur ou à l'agence qui gère le logement, en joignant le décompte et votre calcul. Celui qui reçoit ce qui ne lui est pas dû doit le restituer à celui de qui il l'a indûment reçu (article 1302-1 du Code civil). Notre article sur la mise en demeure par lettre recommandée explique ce courrier.

La commission départementale de conciliation. L'article 20 crée auprès du représentant de l'État dans chaque département une commission de conciliation, composée à parité de représentants d'organisations de bailleurs et de locataires. Elle connaît notamment des litiges relatifs à l'état des lieux, au dépôt de garantie, aux charges locatives et aux réparations, et le bailleur comme le locataire peuvent la saisir pour ces litiges. Elle rend son avis dans un délai de deux mois à compter de sa saisine. Si les parties ne s'accordent pas, l'avis expose le différend et la position de chacune, et l'une ou l'autre peut le transmettre au juge. L'article 25-3, qui énumère les articles du titre Ier rendus applicables aux locations meublées, ne cite pas l'article 20. Pour un bail meublé, ne présumez donc pas que cette commission est compétente, et renseignez-vous auprès de la préfecture ou de l'agence départementale d'information sur le logement.

Le conciliateur de justice. Une tentative de conciliation menée par un conciliateur de justice est l'un des modes amiables que le Code de procédure civile prévoit avant la saisine du juge pour une demande n'excédant pas 5 000 euros. Selon service-public.gouv.fr, un locataire en difficulté de dialogue peut faire appel gratuitement à un conciliateur de justice.

Le juge. Le juge des contentieux de la protection connaît notamment des actions dont un contrat de louage d'immeubles à usage d'habitation est l'objet, la cause ou l'occasion (article L213-4-4 du Code de l'organisation judiciaire). Lorsque la demande tend au paiement d'une somme n'excédant pas 5 000 euros, elle est précédée, à peine d'irrecevabilité que le juge peut prononcer d'office, d'une tentative de conciliation menée par un conciliateur de justice, d'une tentative de médiation ou d'une tentative de procédure participative, au choix des parties, avec des dispenses prévues par le texte (article 750-1 du Code de procédure civile). Notre article sur la conciliation obligatoire avant le tribunal les présente, et celui sur le tribunal à saisir aide à choisir la juridiction. Si vous ne pouvez pas payer d'un seul coup le solde dû, le juge peut aussi, compte tenu de votre situation et des besoins du créancier, reporter ou échelonner le paiement dans la limite de deux années (article 1343-5 du Code civil). L'issue d'un litige ne peut pas être garantie.

Ce que cet article ne couvre pas

Cet article présente, du point de vue du locataire, les règles générales des articles 7-1, 8-1, 20, 23, 25-3 et 25-10 de la loi du 6 juillet 1989 et du décret du 26 août 1987. Il ne détaille ni les huit parties de l'annexe poste par poste, ni les charges de chauffage collectif et leur répartition par compteurs, ni le bail mobilité, ni les logements-foyers, ni les locations saisonnières, ni les logements sociaux, ni la fin du bail et la restitution du dépôt de garantie, et il ne dit pas si une somme précise réclamée à une personne en particulier est due. Les règles peuvent évoluer. Cet article est rédigé avec l'assistance d'une intelligence artificielle, à partir des textes cités. L'illustration qui l'accompagne est générée par intelligence artificielle.